Municipios y organismos públicos
Pedidos por dependencia, vales de combustible y reportes listos para presentar ante los organismos de control.
Con 
toda la flota,
en orden.
Sistema de gestión de flota vehicular.
Qué cambia
De archivos sueltos a un solo sistema.
Desde la solicitud de un área hasta el reporte final de auditoría.
Hoy
Con SIVEM
- Información dispersa entre áreas y personas Toda la flota centralizada en una plataforma
- Sin trazabilidad de cada intervención Historial completo de cada vehículo y maquinaria
- Reparaciones sin seguimiento de estado Cada solicitud con su estado y la fecha de cada cambio
- Gastos difíciles de auditar y comparar Gasto por proveedor, dependencia, secretaría y dominio
- Vencimientos de VTV y licencias olvidados Vencimientos en el calendario y aviso cuando una VTV o licencia vence
- Vales de combustible en papel, sin control de vigencia Vales numerados, con aprobación, entrega y vencimiento
- Decisiones sin datos que las respalden Indicadores de flota, gasto y tiempos de resolución
Para qué flotas
Flotas públicas y privadas.
Cada organización configura sus áreas, sus circuitos de aprobación y sus proveedores. El registro y los controles son los mismos.
Empresas de servicios y logística
Qué unidades están disponibles, cuáles están en reparación, los vencimientos de VTV y licencias, y el gasto de cada vehículo.
Construcción y maquinaria
Horas de uso, reparaciones y gasto de cada equipo, con los presupuestos y la factura de cada trabajo.
Cooperativas y empresas de servicios públicos
Varias áreas o sedes, cada una con sus pedidos, y un registro central que reúne a toda la flota.
Módulos del sistema
Doce módulos que comparten la misma información.
Una reparación queda asociada al vehículo, a la dependencia que la pidió y al proveedor que la hizo, sin cargar los datos dos veces.
Vehículos
Dominio, kilometraje, VTV, seguro, estado y dependencia asignada.
Maquinarias
Identificación interna, horas de uso y estado de cada equipo.
Conductores
Clases de licencia y fecha de vencimiento.
Reparaciones
Solicitudes por ítem, con presupuestos, adjudicación y factura.
Vales de combustible
Pedido, aprobación, entrega y vencimiento de cada vale.
Proveedores
CUIT, rubros, contactos y taller propio.
Calendario
Pedidos de vehículos, viajes de choferes y vencimientos.
Notificaciones
Avisos en la aplicación y en el celular, aun con la app cerrada.
Mensajes
Una conversación por solicitud, con archivos adjuntos.
Usuarios
Tres niveles de acceso y asignación por dependencia.
Reportes
24 reportes en PDF y Excel.
Estadísticas
Estado de la flota, gasto y tiempos de resolución.
Reparaciones
De la solicitud al cierre administrativo.
Cada solicitud se divide en ítems. Cada ítem tiene su categoría, sus presupuestos, el proveedor adjudicado y la documentación de compra.
- 1
La dependencia carga la solicitud
Nombre y DNI del solicitante, vehículo o maquinaria, kilometraje y prioridad, y los ítems a reparar, con foto si hace falta. El kilometraje no puede ser menor al registrado.
- 2
Administración la acepta o la rechaza
La administración recibe una notificación. Con cada cambio de estado, la dependencia recibe un aviso.
- 3
Se piden presupuestos
Uno o más por ítem, con el archivo del proveedor adjunto. El ganador queda marcado.
- 4
La unidad entra en reparación
Su estado pasa a «En reparación» y se registra en qué taller está.
- 5
Cierre administrativo
Pedido, orden de compra y factura se cargan aunque lleguen meses después. Luego, la solicitud se bloquea.
Cada solicitud tiene su propio chat entre la dependencia y la administración, con un aviso por cada mensaje nuevo. La conversación queda guardada junto a la solicitud.
Los trabajos del taller propio se registran sin presupuesto, y las estadísticas los comparan con los de proveedores externos en cantidad y tiempo de resolución.
Combustible
Vales y consumo real de combustible.
El vale registra lo que se autoriza. El Excel de la petrolera, lo que efectivamente se cargó.
Vales de combustible
La dependencia pide el vale y la administración lo aprueba, le asigna número y registra la entrega.
- Para vehículos y maquinarias de la flota, dominios particulares u otros usos
- Tipo de combustible y litros solicitados
- Vencimiento automático a los 15 días si no se entrega
- Impresión del vale en PDF
Consumo real
Las cargas se importan desde el Excel de YPF En Ruta, sin carga manual, y se asocian a cada vehículo por su dominio.
- Las cargas repetidas se descartan por número de remito
- Cada carga se imputa a la dependencia que tenía el vehículo ese día
- Los dominios que no figuran en el sistema se listan para revisar
- Litros, importe y precio promedio por litro, por dependencia y por producto
Reportes y estadísticas
Reportes para auditoría y estadísticas de gestión.
Cada reporte se filtra por período, dependencia, secretaría, proveedor o unidad, y se descarga en PDF o Excel.
24 reportes
- Gastos por proveedor, dependencia, secretaría, dominio y maquinaria
- Reparaciones por categoría y por unidad, con tiempos de respuesta y de resolución
- Combustible: consumo real y vales por estado, dependencia y secretaría
- Unidades: inventario técnico, historial de cada dominio e historial de asignaciones
- Vencimientos de VTV y licencias, vencidos y de los próximos 90 días
- Exportación completa de solicitudes, vales y consumos en Excel
Estadísticas
Un tablero con filtros por período, dependencia, unidad y proveedor.
- Estado de la flota: disponibles, fuera de servicio y en reparación
- Solicitudes pendientes, en trámite y tiempo promedio de resolución
- Gasto mensual en reparaciones y combustible, por dependencia y secretaría
- Unidades con más reparaciones y proveedores con más gasto
- Taller propio frente a proveedores externos
- Vales: litros, porcentaje de aprobación y demora promedio
Caso de implementación
El Municipio de Olavarría ya lo está implementando.
Desarrollado por estudiantes egresados del Instituto Superior de Formación Técnica N.º 130 y adoptado por la Municipalidad de Olavarría para gestionar su flota vehicular.
Lo que publicaron los medios
olavarria.gov.ar
El Municipio incorporará el SIVEM, un software desarrollado por estudiantes del ISFT N.º 130
Leer la publicación oficial
CD Noticias
El Municipio incorporará el software SIVEM para gestionar la flota vehicular
Leer la nota
LU32 Radio Olavarría
El Municipio incorpora el SIVEM, desarrollado por estudiantes del ISFT N.º 130
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Accesos y control
Permisos según quién pide y quién resuelve.
Tres niveles de acceso, con registro de quién hizo cada movimiento.
Dependencia o área
Carga solicitudes de reparación y de vales, consulta las unidades y conductores de su área y recibe un aviso con cada cambio de estado. Un mismo usuario puede tener varias dependencias a cargo.
Administración
Resuelve las solicitudes y gestiona flota, conductores, proveedores, reportes y estadísticas. Da de alta a los usuarios de dependencia.
Jefatura
Tiene los permisos de administración y, además, gestiona a los usuarios administradores.
- Cada registro guarda quién lo creó, quién lo modificó por última vez y quién lo dio de baja.
- Los vehículos, maquinarias, proveedores, usuarios y dependencias eliminados pasan a una papelera y se pueden restaurar.
- Copia de respaldo diaria de la base de datos y de los archivos adjuntos.
- Sesiones con vencimiento y recuperación de contraseña con un código enviado por correo.
Plan de implementación
Un despliegue en cinco fases.
Un plan probado, con plazos y entregables definidos. Alrededor de un mes hasta la puesta en marcha.
-
Fase 1
Relevamiento
3 díasSecretarías, dependencias, usuarios y circuitos de aprobación.
-
Fase 2
Configuración inicial
10 díasCarga de vehículos, maquinarias, conductores y proveedores desde las planillas de la organización.
-
Fase 3
Capacitación
4 díasUsuarios de cada dependencia y equipo administrador.
-
Fase 4
Prueba piloto
14 díasUso con datos reales y ajustes antes de la puesta en marcha.
-
Fase 5
Soporte
PermanenteMesa de ayuda y actualizaciones periódicas.
La propuesta es integral. Además del sistema, revisamos cómo funciona hoy el circuito de reparaciones y combustible de la organización y le acercamos observaciones y recomendaciones para ordenarlo. Es un proceso que estudiamos en detalle durante el desarrollo de SIVEM.
Preguntas frecuentes
Lo que nos consultan.
¿Cuánto demora la implementación?
Alrededor de un mes: 3 días de relevamiento, 10 de configuración, 4 de capacitación y 14 de prueba piloto. El soporte es permanente.
¿Puede adaptarse a nuestra organización?
Sí. En el relevamiento se configuran las áreas (dependencias, secretarías o sucursales), los usuarios y los circuitos según cómo trabaja cada organización. Los catálogos, como rubros de proveedores, categorías de reparación o tipos de vehículo, se administran desde el propio sistema.
¿Se migran los datos existentes?
Sí. En la configuración inicial se importan vehículos, maquinarias, conductores y proveedores desde planillas de Excel.
¿Funciona con varias dependencias?
Es la base del sistema. Cada dependencia trabaja con sus unidades y sus solicitudes, y la administración central gestiona el conjunto. Un usuario puede tener varias dependencias a cargo.
¿Qué pasa cuando un vehículo cambia de dependencia?
Se registra cada asignación con su fecha. Las reparaciones y las cargas de combustible anteriores quedan imputadas a la dependencia que tenía el vehículo en ese momento.
¿Puede importar el Excel de YPF En Ruta?
Sí. SIVEM importa el archivo, asocia cada carga al vehículo por su dominio y descarta las cargas ya importadas. Los dominios que no encuentra se listan para revisar.
¿Qué pasa con las facturas que llegan después de terminar la reparación?
La solicitud finalizada queda abierta para cargar presupuestos, número de pedido, orden de compra y factura. Un filtro muestra las que tienen documentación pendiente. Con el cierre administrativo, la solicitud ya no se puede modificar.
¿Se registran los trabajos del taller propio?
Sí. El taller propio se carga como proveedor y sus trabajos no requieren presupuesto. Las estadísticas muestran qué parte de los trabajos resuelve y en cuánto tiempo, frente a los proveedores externos.
¿Cómo se controlan los vencimientos de VTV y licencias?
Las fechas aparecen en el calendario, y los listados de vehículos y conductores marcan las próximas a vencer. Cuando un documento vence, se notifica a la dependencia y, si a los siete días sigue vencido, también a la administración.
¿Se puede usar desde el celular?
Sí. SIVEM es una aplicación web instalable: se abre en el navegador del celular y se agrega a la pantalla de inicio como una app más, sin pasar por Play Store ni App Store. Es la misma cuenta, con los mismos permisos, y se actualiza sola. Con las notificaciones activadas, los avisos llegan al celular aunque la aplicación esté cerrada.
¿Se realizan capacitaciones?
Sí. La fase 3 capacita a los usuarios de cada dependencia y al equipo administrador, con material de referencia.
¿Incluye soporte?
Sí: mesa de ayuda, actualizaciones periódicas y soporte permanente una vez implementado.
Cuéntenos cómo es su flota y le enviamos una propuesta.
O escribanos directamente a contacto.sivem@gmail.com.